Financieel Plan maken

Wil je écht punten scoren dan kun je het financieel plan het beste in Excel maken, want in 99 van de 100 gevallen wil een koper kunnen spelen met jouw financiële input. Als ware Excel-ridders maken ze de mooiste (scenario)analyses die ze kunnen gebruiken voor hun interne besprekingen, en om te komen tot een bedrijfswaardering (en hopelijk een Non Binding Offer).

Maar eerst mag je starten met een bedrijfsoverzicht. Bedrijfsnaam, de datum van oprichting, een overzicht van dochterondernemingen, en een samenvatting van de producten en diensten is daarbij een goed begin. Maar beschrijf ook legal structure, of er financiële consolidatie plaatsvindt, de gehanteerde accounting standaarden welke valuta er gebruikt wordt.

De winst- en verliesrekening, dat is de Nederlandse benaming voor het Profit (winst) en Loss (verlies) overzicht. Het overzicht geeft een (geconsolideerde) samenvatting van de belangrijkste omzet- en kostencategorieën over een bepaalde periode. Denk bijvoorbeeld aan de afgelopen twee jaar, de prognose van het lopende jaar, én een doorkijk richting de komende drie jaar. Het is daarbij goed om alvast enig inzicht op hoofdlijnen te geven in:

a)      de opbouw van de omzet: maak onderscheidt tussen repeterende omzet en eenmalige omzet. Laat eventueel ook omzet per producten- of dienstensoorten zien.

b)     de brutomarge: benoem de direct aan de omzet gerelateerde (inkoop)kosten, zodat je de brutomarge kunt berekenen.

c)      de bedrijfskosten: benoem de belangrijkste  kostenposten zoals personeelskosten, marketing & sales, huisvestingskosten, etc.. Dit moet vervolgens inzicht geven in de EBITDA, wat staat voor Earnings Before Interest Taxes Depreciation and Amortization.

d)     normalisaties: benoem uitzonderlijke kosten (en baten) die je hebt gehad. Stel: er is een arbeidsconflict geweest met een medewerker die je hebt moeten uitkopen, je hebt eenmalige kosten gemaakt voor de bouw van een softwareproduct, of je hebt een duur feest gegeven voor het 10-jarig bestaan van de onderneming. Dit zijn kosten die kunt corrigeren op de EBITDA. Een hogere EBITDA heeft een positief effect op de uiteindelijke verkoopprijs.

e)     afschrijvingskosten, herwaarderingen, rentebaten en lasten en belastingen. In het Engels gaat het hier om Amortization & Depreciation, Interest en Taxes. Wat overblijft is de netto winst en die staat onderaan je P&L overzicht.

Tot slot is het goed om in dit overzicht nog een samenvattende tabel te maken met de belangrijkste financiële kengetallen. Denk aan: aantal FTE per jaar, het jaarlijkse omzetgroeipercentage, het percentage recurring omzet, de EBITDA marge, de gemiddelde omzet per klant, de gemiddelde omzet per product, etc.. Op die manier geef je dus op één A4-tje een goed totaalbeeld van je belangrijkste cijfers. 

In het derde tabblad van het financieel plan is het goed om inzicht te geven in de financiële balans van jouw onderneming. Dit helpt kopers om inzicht te krijgen in de activa, schulden en het eigen vermogen van jouw bedrijf. Het doel is om goed in beeld te brengen wat het bedrijf bezit (machines, gebouwen, bedrijfsauto’s, kantoormeubelen, etc.), verschuldigd is (leningen, kredieten) en welk bedrag de aandeelhouders geïnvesteerd hebben. Maak daarbij een splitsing van eigen vermogen, voorzieningen, langlopende schulden en kortlopende schulden. Denk ook aan beschikbare liquide middelen, voorraden en vorderingen. Beginnen je oren nu te toeteren? Wees gerust, een accountant of financieel specialist kan je helpen om een goede financiële balans op te stellen.

Wat je in dit overzicht NIET wilt doen is een lijst geven van al je klanten. Dit ga je hooguit delen in een Due Diligence onderzoek. Wat je wel kunt laten zien is bijvoorbeeld een overzicht van het aantal contracten over de betreffende jaren in jouw FP:

a)      hoeveel contracten had je aan het begin van dat jaar.

b)     hoeveel nieuwe contracten zijn er dat jaar bij gekomen.

c)      hoeveel contracten ben je dat jaar verloren.

d)     wat het totaal aantal contracten aan het eind van het jaar was.

e)     wat het klantverloop (churn-rate) was; uitgedrukt in procenten.

f)       wat de gemiddelde omzet per contract was.

Eventueel kun je er nog voor kiezen om onderscheid te maken in branches of de verschillende producten of diensten. Op die manier help je kopers een nog beter inzicht te krijgen in de diversiteit van jouw bedrijf. Want de voornaamste reden van dit overzicht is om te laten zien hoe afhankelijk of juist onafhankelijk je bent van een groep klanten of een beperkt aantal producten of diensten (diversificatie).

Tot slot kun je ervoor kiezen om een lijst met top 10 klanten (desgewenst geanonimiseerd) op te leveren waarin je laat zien voor welk percentage van de omzet ze verantwoordelijk zijn en hoe hoog de omzet bij deze klant daadwerkelijk is.

Op dit tabblad geef je inzicht in de verschillende medewerkers per afdeling. Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen management, marketing & sales, technisch personeel en de back-office. Geef in een tabel aan hoeveel FTE je per afdeling hebt, wat het gemiddelde salaris is, en wat de gemiddelde leeftijd is. Op die manier laat je wat meer zien van je personeelsbestand zonder direct verder in detail te hoeven treden.

Historische versus toekomstige cijfers

De voorgaande tabbladen zijn feitelijk samenvattingen van cijfers uit het verleden. De historische cijfers hierin kun je hopelijk eenvoudig uit jouw financiële administratie en overige rapportagesystemen halen. Bij het maken van een financieel plan zijn toekomstige cijfers echter ook onmisbaar. Maar hoe bepaal je de toekomstige cijfers? De bedrijfsstrategie is het uitgangspunt voor jouw financiële toekomstprojecties. In het financieel plan ga je aan de slag om een goed onderbouwde financiële prognose op te stellen voor de komende 3 tot 5 jaar. Om je te helpen geven we hieronder een opsomming van de belangrijkste onderdelen van je financiële prognose.

Om te komen tot een omzetprojectie is het belangrijk om je verdienmodel in Excel uit te werken. Zie het als een prijslijst waarin de prijzen van je licentiemodel, product en/of services worden toegelicht. Nu zie ik regelmatig dat organisaties prijslijsten hanteren die lijken op de menukaart van een Chinees restaurant. Is dit bij jou ook het geval? Ga dan nadenken of je dit voorafgaand aan een eventuele bedrijfsexit kunt aanpakken. Less = more in dit geval. Houd het simpel en overzichtelijk. Niet alleen zullen je klanten dit kunnen waarderen, maar ook voor een koper maakt het je businessmodel toegankelijker. Ontkom je niet aan veel verschillende producten en diensten, werk in je financiële prognose dan met gemiddelde prijzen om het overzichtelijk te houden.

Maak een binnen het financieel plan een tabblad met de afzet en omzet die je verwacht per onderdeel van je prijslijst. Heb je bijvoorbeeld drie verschillende softwarepakketten, dan is het in deze sheet belangrijk te melden wat je per jaar (of per maand als er een duidelijk seizoen patroon is) qua aantallen denkt te verkopen en tot welke omzet dit leidt. Neem daarbij ook de jaarlijkse churn (het klantverloop) mee. Uiteindelijk krijg je daarmee een overzicht van a) de bestaande omzet uit bestaande klanten, b) de geplande upsell bij bestaande klanten, c) de omzet uit nieuwe klanten en d) het verlies aan omzet o.b.v. de churn. Geef ook meteen de procentuele groei in aantallen contracten en omzet weer. Op die manier maak je ook direct de belangrijkste KPI’s inzichtelijk. 

De kostensheet kan het beste opgesplitst worden op basis van de categorieën uit je P&L, zoals de inkoopkosten, personeelskosten, marketing & sales, huisvestingskosten, etc. Kijk daarbij continu kritisch naar de kosten die je plannen met zich mee brengen. Als je een sterke omzetgroei voorziet, denk dan na wat dit betekent voor je personeelskosten en marketing- en salesuitgaven (als onderdeel van je Marketing- en Sales strategie). Als je een 5-jaarsprognose maakt, kun je overwegen om dit voor de eerste 2 tot 3 jaar in detail te doen, en de jaren erna een gemiddeld percentage te nemen om de kosten mee te vermenigvuldigen.

Het is meestal handig om een resource planning te maken ter onderbouwing van jouw groeiplannen. Hierin werk je bijvoorbeeld uit hoeveel mensen je op verschillende functies nodig hebt. Neem het voorbeeld van een softwarebedrijf. Naarmate het bedrijf groeit zal er meer vraag komen naar support. Nu is dat op te lossen met allerlei slimme – en vooral ook schaalbare – oplossingen, maar stel je zet hier gewoon telkens een medewerker voor in. Als dat het geval is, dan zul je moeten berekenen bij hoeveel nieuwe contracten je een nieuwe medewerker nodig hebt. Zo kom je erachter hoe je medewerkersbestand gaat groeien en welke impact dit heeft op de personeelskosten. Dit kun je niet alleen doen voor support, maar natuurlijk ook voor de overige afdelingen, zoals development, je marketing en salesteam en je back-office.

Overigens kun je in de resource planning ook andere zaken meenemen die impact hebben op de kostenstructuur. Denk aan: productiecapaciteit, magazijnruimte, transport en logistiek, en de inzet van andere middelen om de benodigde groei te kunnen realiseren.

In je omzetprognose heb je zojuist een uitwerking gemaakt van het aantal nieuwe contracten/klanten. Wat echter regelmatig vergeten wordt is de vraag of de markt wel groot genoeg is voor jouw plannen. Het zal niet de eerste keer zijn dat ik een plan voorbij zie komen dat uiteindelijk niet realistisch haalbaar blijkt te zijn door het ontbreken van voldoende marktpotentieel. Het is dus belangrijk om in het financieel plan een overzicht op te nemen van de Total Addressable Market (TAM). Gebruik bronnen als de KVK, CBS of LinkedIn om te komen tot een TAM, en geef ook aan welk marktpotentieel jij moet benutten om je plannen te realiseren. Dit tabblad is dus vooral bedoeld om de haalbaarheid van jouw toekomstplannen te valideren.

Tot slot raden we je aan om een geheimhoudingsclausule/disclaimer op te nemen. Je wilt namelijk voorkomen dat je in een later stadium van de verkoop bij het minste of geringste foutje meteen voor grote problemen komt te staan. Daarnaast wil je benadrukken dat de ontvanger van het FP de grootst mogelijke geheimhouding dient te bewaren.